個人情報保護方針

個人情報保護方針

目的
第1条
この規程は公益財団法人 三徳庵において保有する個人情報の漏洩、流用、改ざん、紛失、破壊などを防止し適切な管理・保護をすることを目的とする。(ただし、役職員等にかかる個人情報については、別規程に従うものとする。)

定義
第2条
個人情報とは、氏名、郵便番号、住所、電話番号、年齢、生年月日、性別、メールアドレス、その他の個人を特定できる情報をいう。

適用範囲
第3条
1 この規程は、すべての役職員等に適用する。
 また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、
 この規程に従うものとする。
2 学術賞選考委員会委員、本部教授・教習委託者及びこの法人の事業について依嘱又は依頼を受けた者が、
 この法人の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
3 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために
 必要な措置を講じなければならない。

利用範囲
第4条 
利用範囲は、財団が必要とする次の業務に限定するものとする。
1 茶道講習・茶会等の事業に関わる連絡・案内
2 機関誌等の定期刊行物の郵送等
3 調査研究・助成事業に関する告知、連絡
4 会費・月謝等金銭管理業務
5 販売商品、書籍の送付および代金の請求
6 その他、茶道文化普及事業に関わること

個人情報の正確性確保、取扱修正等
第5条
1 個人情報は利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう
 管理運営しなければならない。
2 個人情報は本人と証明できる限りに於いて請求があった場合のみに情報提供し、本人から訂正、削除、
 利用もしくは提供の拒否があった場合は誠実に対応するものとする。

部外委託等対策
第6条 
業務の一環として個人情報の取り扱いを契約業者等部外者に委託する場合には、当該業者に対して契約等の措置を講ずるものとする。

セキュリティ対策
第7条 
1 部外からの不正アクセス、あるいは漏洩防止のため、セキュリティソフト等を活用した
 安全対策を実施するものとする。
2 前項の目的を達成するため、個人情報保護マニュアルにしたがって個人情報を
 取り扱わなければならない。

業務従事者の管理
第8条 
役職員、および法人業務従事者は情報規則を遵守するものとし、また財団は職員から誓約書を提出させる等、適切な措置を講ずるものとする。

個人情報の保管
第9条 
職員は個人情報の取り扱いについて細心の注意をはらい、保管場所を特定するとともに退館する場合は確実に施錠するものとする。

個人情報等の消去・廃棄
第10条 
1 保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄
 しなければならない。
2 個人情報管理責任者は、個人情報の消去・破棄を行うに当たり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した
 個人情報等の内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これをこの財団の「事務処理規程」に
 定める期間、保存しなければならない。

通報及び調査義務等
第11条 
1 役職員等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると
 気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
2 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、
 直ちに事実関係を調査しなければならない。

報告及び対策
第12条 
1 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏洩している
 ことを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
ア 漏洩した情報の範囲
イ 漏洩先
ウ 漏洩した日時
エ その他調査で判明した事実

2 個人情報管理責任者は、関係機関とも相談の上、当該漏洩についての具体的対応及び対策を
 講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。

自己情報に関する権利
第13条 
本人から自己の情報について開示を求められた場合は、本人と確認できる限りにおいてこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、直ちに是正しなければならない。

苦情の処理
第14条 
1 この法人の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、総務部が担当する。
2 個人情報管理責任者は、総務部長とし、前項の目的を達成するために必要な体制の整備
 並びに支援を行う。
3 各職員等は、適宜、総務部長に苦情の内容について報告するものとする。

個人情報の利用又は第三者への提供の制限
第15条 
個人情報は第三者に提供しないが、次に示す場合は例外とする。
1 本人からの合意や依頼のあった場合
2 業務の必要のために契約業者に委託する場合
3 法令に基づき、あるいは警察などの公的な機関から、適法に個人情報の提供を求められた場合
4 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

規程の見直し
第16条 
個人情報保護法、関係官庁等からの通達、その他個人情報に関する環境に変化が生じた場合は、継続的に改善を図り最良の状態を維持しておくものとする。


附則
1 この改正は、平成22年12月1日より施行する。
2 平成24年4月1日、財団法人三徳庵より公益財団法人三徳庵に文章中の名称を訂正し移行。